Закупочная деятельность БОУ

В настоящем документе рассмотрено прикладное решение ОМЕГА: УФХД ВУЗа по функционалу «Закупки» для бюджетных (автономных) образовательных учреждений.
Закупочная деятельность в УФХД ведется согласно законодательства:

- Федеральный закон от 18 июля 2011г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» – регламентирует соответствие выплат по показателям плана-графика закупок по заключенным контрактам (договорам);
- Федеральный закон от 05 апреля 2013г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» - регулирует процессы планирования и осуществления закупок бюджетными, автономными учреждениями, государственными, муниципальными унитарными предприятиями и иными юридическими лицами.

Вводная часть

Система планирования и бюджетирования для государственных учреждений «Омега: Управление ФХД ВУЗа» обеспечивает автоматизацию закупочной деятельности учреждения, включая:

• управление закупками;
• управление контрактами;
• отчеты по закупочной деятельности;
• лимитирование закупочной деятельности.

Подсистема управление закупками располагает (но не ограничивается) следующим функционалом:

1. Преднастроенным:

• формирование заявок в план закупок;
• формирование заявок на закупку.

2. Настраиваемым:

• автоматическое резервирование финансовых средств;
• контроль не превышения суммы ПФХД суммой плана закупочной деятельности (Для целей соблюдения законодательства в части не превышения сумм отчетности суммой закупки);
• объединение заявок на закупку;
• расширение аналитического разреза данных в документах, для целей планирования;
• шаблон списка статей, для каждого ЦФО, при формировании документов «Заявка в план закупок»;
• блокировка изменения цены и/или пересчета количества при изменении суммы в документах «Заявка на закупку»;
• контроль заполнения аналитик в документах «Заявка в план закупок»;
• формирование документа «Заявка в план закупок» на 3 плановых периода;
• ограничение доступа к списку документов по ЦФО и Подразделению;
• автоматическое формирование и предзаполнение документов, формирующих план закупок, «Заявка на закупку» по данным документов, формирующих ПФХД, «Бюджетный документ».

Подсистема управления контрактами располагает (но не ограничивается) следующим функционалом:

• ведение учета заключенных контрактов с поставщиками;
• ведение план-графиков платежей по каждому контракту (формирование платежного календаря);
• отслеживание факта исполнения и произведенных платежей по каждому заключенному контракту (с возможностью корректировки);
• автоматическое резервирование финансовых средств при заключении контрактов;
• контроль соблюдения лимитов БДДС при заключении контрактов (как контроль кассовых разрывов учреждения);
• санкционирование расходов по обязательствам, принятым по контрактам;
• ограничение доступа к списку документов по ЦФО и Подразделению;
• расширение аналитического разреза данных в документах;
• анализ остатков и затраченных финансовых средств по контрактам в разрезе различных аналитик: всего учреждения, ЦФО, источника финансирования, статьи затрат и т.д.
Подсистема отчеты по закупочной деятельности располагает (но не ограничивается) следующими отчетами:
• «Отчет по заключенным договорам» с отражением реестра по договорам в разрезе аналитик учета данных;
• «Отчет по плану закупок» с отражением документов «Заявка в план закупок» в разрезе аналитик учета данных;
• «Свод заявок в план закупок» с отражением реестра документов «Заявка в план закупок» в разрезе аналитик учета данных, цены количества и суммы документа;
• «Связи по договорам» с отражением данных исполнения закупочной деятельности в разрезе закупки (Заявки в план закупок, заявки на закупку, договора, заявки на оплату и факт оплаты).

В программном продукте «Омега: Управление ФХД ВУЗа» функционал «Контроль», возможно реализовать по трем вариантам:

- отключение контроля (система не будет контролировать отрицательные остатки);
- контроль с оповещением при проведении документа (в этом случае контроля, выдается только сообщение в виде предупреждения о превышении суммы лимита. Сам документ можно будет провести);
- контроль с оповещением и блокировкой проведения документа (необходим для того, чтобы предупреждать пользователя о превышении суммы лимита (выдается сообщение) – в этом случае невозможно будет провести документ. Пользователю необходимо уложиться в заложенную сумму лимита, только тогда система даст возможность провести документ).
Информацию о контролируемых средствах можно отразить в отчетах.

Описание задачи

Используя механизмы системы «Омега: Управление ФХД ВУЗа», рассмотрим практические шаги организации процесса закупочной деятельности учреждения:

1. процесс формирования документа «Заявка в план закупок»;
2. процесс формирования документа «Заявка на закупку»;
3. процесс формирования договора;
4. процесс формирования заявки на оплату;
5. процессы формирования отчетов по закупочной деятельности.

Пример решения

1. Формирование документа «Заявка в план закупки»


Доступ к данным справочника осуществляется из раздела. Список документов «Заявка в план закупок»:


Рис.1

Список документов «Заявка в план закупок» возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей.
Список документов можно настроить на ограничение доступа пользователя к документам в разрезе ЦФО и Подразделения.
Для создания документа необходимо использовать кнопку . В открывшемся документе необходимо заполнить шапку по аналитикам учета данных. Для заполнения табличной части необходимо использовать кнопку  заполнив аналитики учета данных. После используя кнопку  записать данные в регистры учета по документу.


Рис.2

Заявка в план закупки может иметь статус согласования документа: «Утверждена», «Отменена», «Оплачена» и др. Статус документа может корректироваться вручную или присваиваться автоматически согласно настроенного бизнес-процесса согласования.


2. Формирование документа «Заявка на закупку»


Доступ к данным справочника осуществляется из раздела «Закупки» «Управление закупками» / «Заявка на закупку».
Список документов «Заявка в план закупок».



Рис.3

Список документов «Заявка на закупку» возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей.
Список документов можно настроить на ограничение доступа пользователя к документам в разрезе ЦФО и Подразделения.

Создание документов «Заявка на закупку» можно разделить на 2 способа:

• Формирование документа «Заявка на закупку» без использования документов «Заявка в план закупок», этот способ подходит для пользователей Системы, которые стремятся упростить и снизить трудоемкость процессов формирования плана закупок.
Список документов «Заявка на закупку» возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей.
Список документов можно настроить на ограничение доступа пользователя к документам в разрезе ЦФО и Подразделения.
Этот способ формирования документа можно так же разделить на 2 варианта:

- Ручное формирование документов «Заявка на закупку». Для создания документа необходимо использовать кнопку. В открывшемся документе необходимо заполнить шапку по реквизитам учета данных. Для заполнения табличной части необходимо использовать кнопку  заполнив аналитики учета данных на вкладках «Лоты» и «Финансирование». После используя кнопку записать данные в регистры учета по документу .



Рис.4

«Заявка на закупку» может иметь статус согласования документа: «Утверждена», «Отменена», «Оплачена» и др. Статус документа может корректироваться вручную или присваиваться автоматически согласно настроенного бизнес-процесса согласования.

- Автоматическое формирование документа «Заявка на закупку» на основании данных ПФХД -это позволит перенести заполненные ранее данные в ПФХД, по части разреза аналитик, из документа формирующего ПФХД в документ «Заявка на закупку», что позволяет сэкономить на трудозатратах пользователя Системы и исключить операционные ошибки.

Обработка формирования документа «Заявка на закупку» по данным бюджетного документа



Рис.5

• Формирование документа «Заявка на закупку» на основании документа «Заявка в план закупок». Этот способ подходит в основном для пользователей Системы, построенной на формирование расходной части ПФХД на основании данных предварительного плана закупочной деятельности, формируемого документами «Заявка в план закупок».
• Формирование документов «Заявка на закупку» на основании данных документа «Заявка в план закупок» возможно как из списка документов «Заявка в план закупок», так и непосредственно из самого документа.



Рис.6



Рис.7

На основании одного документа «Заявка в план закупок» можно создать более одного документа «Заявка на закупку», для этого используется команда «Множественное создание на основании» (рис.6 и рис.7)

В программном продукте УФХД ВУЗ есть функционал объединения «Заявок на закупку», который позволяет объединить заявки от разных ЦФО/ЦФО и Подразделений/Подразделений в одну заявку с автоматическим контролем по общей сумме.

3. Формирование договора

Доступ к данным справочника осуществляется из раздела «Закупки» по ссылке «Договоры».
Список документов «Договоры» (рис.8) возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей.


Рис.8

Создание документа в Системе УФХД возможно автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы, или вручную.
Для создания документа вручную необходимо использовать кнопку . В открывшемся документе необходимо заполнить информационный разрез данных: номер, дата, организация, вид договора, источник дохода, контрагент, период действия с. Необходимо присвоить вид договора, или (рис.9).


Рис.9


Дату окончания действия договора можно заполнить 3 способами:


- вручную;
- если необходимо заполнение даты окончания срока действия договора автоматически на основании данных документа «Условия договора»;
- заполнить условия в карточке документа «Договор» с помощью кнопки проставляем количество рабочих дней, при этом дата окончания действия договора заполниться автоматически (рис.10).


Рис.10

При необходимости ведения в программном продукте УФХД условий по договору в разрезе план-графика платежей необходимо формировать документ «Условия договора» или автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы, или вручную. Формирование документа «Условия договора», из карточки документа «Договор», по кнопке (рис.11).


Рис.11

В открывшемся документе необходимо заполнить информационный разрез данных: организация, ЦФО, контрагент, статус .


Рис.12

Через кнопку «Добавить», в карточке документа «Условия договора» заполнить вкладки «План-график» (рис.12) и «Финансирование»:


Рис.13

Вкладка «Документы оплаты» хранит информацию о «Заявке на расход денежных средств».



Рис.14

Команда автоматически регистрирует данные документа в регистры учета, на основании настроек бюджетной операции по документу.

Просмотреть условия договора можно по команде в карточке документа договор или в списке документов «Договоры».
Просмотреть список документов «Условия договора» в разделе «Управление обязательствами» по ссылке «Условия договора».
Список документов «Условия договора» возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей.


 Рис.15

4. Формирование заявки на оплату

Доступ к данным списка документов осуществляется из раздела «Управление обязательствами» по ссылкам «Заявка на расход денежных средств» и «Ожидаемое поступление денежных средств».
Списки документов «Заявка на расход денежных средств» и «Ожидаемое поступление денежных средств» (рис.16 и рис.17) возможно настроить и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей.



Рис.16


Рис.17

Создание документа в Системе УФХД возможно автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы, или вручную.
В системе УФХД есть 2 варианта создания документов «Заявка на расход денежных средств» и вручную:
- напрямую из справочника документа необходимо использовать кнопку (рис.16 и рис.17).
В открывшемся документе необходимо заполнить информационный разрез данных.
- из карточки документа «Условия договора» по строке вкладки «План-график» используя команду (рис.18).


Рис.18

Использование данного варианта создания документа предзаполнит информационный разрез данных создаваемого документа по данным документа «Условия договора», что экономит трудозатраты пользователя и исключает вероятность операционных ошибок.
Команда автоматически регистрирует данные документа в регистры учета, на основании настроек бюджетной операции по документу.
Созданные документы автоматически отразятся в функционале «Платежный календарь» расположенном в разделе «Управление обязательствами» по ссылке «Платежный календарь» (рис.19).



Рис.19

5. Формирование отчетов по закупочной деятельности

Доступ к отчетам осуществляется из раздела «Закупки» «Отчеты».
Отчет по заключенным договорам формируется по данным документов «Договор» и «Условие договора», в разрезе аналитик документов. Вариант отчета может быть как в виде таблицы данных, так и диаграммы (рис.20).


  Рис.20

Отчет по плану закупок формируется по данным документов «Заявка в план закупок», в разрезе аналитик документов. Вариан отчета может быть как в виде таблицы данных, так и диаграммы (рис.21).


Рис.21

Отчет «Свод заявок в план закупок» формируется по данным документов «Заявка в план закупок», в разрезе аналитик документов. Вариан отчета может быть как в виде таблицы данных, так и диаграммы (рис.22)


Рис.22

Отчет «Связи по договорам» формируется по данным документов: «Заявка в план закупок», «Заявка на закупку» с признаком «План», «Заявка на закупку» с признаком «Факт», «Договор», «Условия договора», «Заявка на расход денежных средств», в разрезе аналитик документов. Вариан отчета может быть как в виде таблицы данных, так и диаграммы (рис.23)


Рис.23

Кроме типовых отчетов, в разделе «Закупки», данные по процессу исполнения закупочной деятельности можно настроить и отразить в отчетах по показателю бюджетирования или отчетах аналитических, построенных по модели аналитического отчета (рис.24).


Рис. 24

Данные по бюджету плана закупок можно отразить в отчетах по бюджету. Данные по исполнению бюджета плана закупок можно отразить в отчетах план/факт по бюджету (рис.25).


 Рис.25

В демо версии программного продукта УФХД представлены следующие виды настроенных отчетов:

- отчет «Исполнение ПФХД» настроенный через вариант отчета по показателю бюджетирования и выведенный на начальную страницу для удобства пользователей (рис.26)


  Рис.26

- отчет «Анализ исполнения ПФХД» настроенный через вариант отчета по модели аналитического отчета и выведенный на начальную страницу для удобства пользователей (рис.27)


Рис.27

- отчет «Контроль суммы ПФХД/ заявки на закупку» настроенный через вариант отчета по показателю бюджетирования и выведенный на начальную страницу для удобства пользователей (рис.28)


Рис.28

- отчет «Бюджет предварительного ПЗ» настроенный через бюджет плана закупочной деятельности и выведенный на начальную страницу для удобства пользователей:


Рис.29

- отчет «План-факт бюджета ПЗ» настроенный через бюджет плана закупочной деятельности и выведенный на начальную страницу для удобства пользователей (рис.30)


Рис.30