Управление обязательствами

Используя механизмы системы «Омега: Управление ФХД ВУЗа», рассмотрим практические шаги процесса управления обязательствами учреждения


1. формирование документа «Договор»;

2. формирование документа «Условие договора»;

3. вариант формирования переходящих остатков по договорам;

4. формирование документа «Заявка на расход денежных средств» или «Ожидаемое поступление денежных средств»;

5. формирование отчетов:
- Исполнение ПФХД,
- Отчет по заключенным договорам,
- Контроль суммы условий договора/суммы БДДС



Пример решения (реализации)


Формирование документа «Договор»


Доступ к данным справочника осуществляется из раздела «Управление обязательствами» по гиперссылке «Договоры». Создание документа в Системе УФХД возможно автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы, или путем формирования вручную. Для создания документа «Договор» необходимо использовать команду Создать. В открывшемся документе необходимо заполнить аналитики: номер, от какого числа, организация, вид договора, источник дохода, вид обязательства, предмет контракта, контрагент, период действия, сумма, расходный/доходный (тумблер).


Upravlenie-obyazatelstvami-1-min.png

Рис. 1 Заполнение карточки Договора


Дату окончания действия договора можно заполнить 3 способами:

- вручную;

- поставить галочку в пункте Формировать окончание срока по договору условием, если необходимо заполнение даты окончания срока действия договора автоматически, на основании данных по условию в договоре;

- заполнить условия в карточке документа «Договор», с помощью кнопки "Добавить" проставляем количество рабочих дней, при этом дата окончания действия договора заполниться автоматически (рис.2).

Upravlenie-obyazatelstvami-1-min2-min.png

Рисунок 2. Заполнение условий в карточке Договора


Команда Записать и закрыть автоматически регистрирует данные документа в регистры учета.



Формирование документа «Условие договора»


Просмотреть список документов «Условия договора» можно в разделе «Управление обязательствами» по гиперссылке «Условия договора». Сформировать план-график платежей по документу «Договор» можно через документ «Условия договора» сформированном по меню Создать на основании, по команде Условия договора.


Upravlenie-obyazatelstvami-3-min.png

Рисунок 3. Создание документа «Условия договора»


Чтобы сформировать документ «Условия договора» необходимо заполнить аналитики шапки документа: организация, центр финансовой ответственности, контрагент. На вкладке «План-график» (ведение плана-графика возможно с различной периодичностью, что увеличивает функциональность ПП и корректность отражения данных в отчетах, а также помогает контролировать кассовые разрывы) используя команду Добавить заполнить данные: период плана, сумма, ставка НДС. 

При необходимости можно добавить несколько строк (условий) на вкладке «План – график» (заполняются они аналогичным образом). Заполнить вкладку «Финансирование» по команде Добавить по аналитикам с данными: статья, КОСГУ, КБК, источник поступления, КФО, сумма, подразделение, номенклатура, мероприятие, вид деятельности. После заполнения вкладки «Финансирование» необходимо записать документ используя команду Записать.


Upravlenie-obyazatelstvami-4-min.png

Рисунок 4. Заполнение документа «Условия договора»


На вкладке «План-график» отредактировать реквизит табличной части «Финансирование». Проставить сумму, в открывшейся форме редактирования и установить отметку в чек-боксе.


Upravlenie-obyazatelstvami-5-min.png

 Рисунок 5. Форма редактирования финансирования


Привязка данных план-графика и финансирования осуществляется по команде Перенести в документ. Привязку план-графика и финансирования необходимо заполнить для каждой строки план-графика. В документе «Условия договора» выполнить команду Провести и закрыть или Провести

 Списки документов «Договор» и «Условия договора» можно настраивать и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей. 

 В списке документов «Договоры», в строке с договором, созданный по договору документ «Условия договора» отображаются значком текста.


Upravlenie-obyazatelstvami-6-min.png

Рисунок 6. Изображение условий договора в списке договоров


В документе «Условия договора», вкладка «Документы оплаты» хранит информацию по документам созданным на основании с помощью меню Создать на основании по команде Заявка на расход денежных средств или Ожидаемое поступление денежных средств.


Upravlenie-obyazatelstvami-7-min.png

Рисунок 7. Вкладка «Документы оплаты» документа «Условия договора»



При необходимости ведения в программном продукте УФХД условий по договору в разрезе план-графика платежей возможно также формирование документа «Условия договора» автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы.



Пример формирования переходящих остатков по договорам»


Пример формирования переходящих остатков по договорам рассмотрим в разделе «Планирование и бюджетирование», по гиперссылке «Бюджетные документы», по модели бюджетного документа «Переходящие остатки по договорам», создав бюджетный документ по команде Создать.


Upravlenie-obyazatelstvami-8-min.png

Рисунок 8. Переходящие остатки по договорам


Выбрать в бюджетном документе, в реквизите «Период» данные по году следующему за текущим. Выполнить команду На 23г, по наименованию равную выбранному периоду, после чего выполнить команду Рассчитать показатели. В столбец, по договорам на следующий за текущим год, отразятся данные переходящих остатков.


Upravlenie-obyazatelstvami-9-min.png

Рисунок 9. Заполнение бюджетного документа «Переходящие остатки по договорам»



Функционал можно использовать как для формирования ПФХД, на следующий за текущим год, так и для анализа сумм выплат будущего периода для составления Плана закупок.



Формирование документа «Заявка на расход денежных средств» или «Ожидаемое поступление денежных средств»


Формирование документов «Заявка на расход денежных средств» (далее - ЗнРДС) и «Ожидаемое поступление денежных средств» (далее - ОПДС) осуществляется из раздела «Управление обязательствами» по одноименным гиперссылкам, или из карточки документа «Условие договора».

Upravlenie-obyazatelstvami-10-min.png

Рисунок 10. Список Заявок на расход денежных средств


В созданном документе необходимо заполнить шапку документа по аналитикам: организация, ЦФО, статус, контрагент, договор, состояние оплаты.
Вкладка «Реестр платежей» заполняется по команде Добавить , по аналитикам и данным: статья, КОСГУ, КБК, источник поступления, КФО, сумма, сумма НДС, подразделение, КБК.


Upravlenie-obyazatelstvami-11-min.png

Рисунок 10. Список Заявок на расход денежных средств


В созданном документе необходимо заполнить шапку документа по аналитикам: организация, ЦФО, статус, контрагент, договор, состояние оплаты.
Вкладка «Реестр платежей» заполняется по команде Добавить, по аналитикам и данным: статья, КОСГУ, КБК, источник поступления, КФО, сумма, сумма НДС, подразделение, КБК.

Upravlenie-obyazatelstvami-11-min.png

Рисунок 11. ЗнРДС вкладка Реестр платежей


Вкладка «Общая» заполняется по реквизитам: вид операции, лицевой счет, дата платежа, обоснование платежа, назначение платежа. При необходимости формирование ЗнРДС в программном продукте УФХД возможно автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы. Гиперссылка «Связанные документы» в документах ЗнРДС и ОПДС отражает связь с документами «Договор», «Условия договора».

Upravlenie-obyazatelstvami-12-min.png

Рисунок 12. Связанные документы. ЗнРДС.



Формирование отчетов


Отчет «Исполнение ПФХД»

Отчет расположен на начальной странице для удобства пользователей и открывается по гиперссылке «Исполнение ПФХД». Формируется отчет по команде Сформировать.

Upravlenie-obyazatelstvami-13-min.png

Рисунок 13. Отчет «Исполнение ПФХД»


Отчет позволяет анализировать исполнение ПФХД в разрезе плана закупок, обязательств, реестра платежей и факта оплаты в том числе в разрезе настраиваемых аналитик: источник поступления, статья и прочих аналитик.


Отчет «Отчет по заключенным договорам»

Отчет расположен в разделе Закупки по гиперссылке «Отчет по заключенным договорам». Формируется отчет по команде Сформировать.


Upravlenie-obyazatelstvami-14-min.png

Рисунок 14. Отчет по заключенным договорам


Отчет позволяет анализировать процесс согласования обязательств и реестр заключенных обязательств в разрезе настраиваемых аналитик: контрагент, договор, период плана и прочих аналитик. В ПП УФХД можно настроить бизнес-процессы согласования, позволяющие сократить время согласовательных процессов, по условиям договоров и документам реестра платежей, в том числе с оповещениями (в виде задач), оповещениями на email или SMS оповещениями.


Отчет «Контроль по показателям БДДС и исполнение по договорам»

Отчет расположен на начальной странице, для удобства пользователей, по гиперссылке «Контроль суммы условий договора/суммы БДДС». Формируется отчет по команде Сформировать.


Upravlenie-obyazatelstvami-15-min.png

Рисунок 15. Отчет «Контроль суммы условий договора/ суммы БДДС»


Отчет позволяет анализировать и контролировать не превышение данных по БДДС обязательствами сформированными документами «Условия договора» в разрезе план-графика платежей. В отчете сумма отклонения, где красным шрифтом отмечено превышение контроля. В контроле показатели БДДС являются лимитом для заключения обязательств. В УФХД возможно настроить оповещение или блокировку проведения документа «Условия договора» при превышении лимита. Все отчеты гибко настраиваемы под цели Заказчика (благодаря большому количеству аналитик), возможные к отображению варианта отчета на начальную страницу для удобства Пользователя. В аналитических отчетах можно отобразить данные Системы из любых регистров, по любым видам документов, а также расчетные столбцы данных, согласно описанного алгоритма расчета.



Назад в раздел