Управление обязательствами

Используя механизмы системы «Омега: Управление ФХД ВУЗа», рассмотрим практические шаги процесса управления обязательствами учреждения

1. формирование документа «Договор»;

2. формирование документа «Условие договора»;

3. вариант формирования переходящих остатков по договорам;

4. формирование документа «Заявка на расход денежных средств» или «Ожидаемое поступление денежных средств»;

5. формирование отчетов:
- Исполнение ПФХД,
- Отчет по заключенным договорам,
- Контроль суммы условий договора/суммы БДДС

Пример решения (реализации)

Формирование документа «Договор»

Доступ к данным справочника осуществляется из раздела «Управление обязательствами» по гиперссылке «Договоры». Создание документа в Системе УФХД возможно автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы, или путем формирования вручную. Для создания документа «Договор» необходимо использовать команду Создать. В открывшемся документе необходимо заполнить аналитики: номер, от какого числа, организация, вид договора, источник дохода, вид обязательства, предмет контракта, контрагент, период действия, сумма, расходный/доходный (тумблер).

Рис. 1 Заполнение карточки Договора

Дату окончания действия договора можно заполнить 3 способами:

- вручную;

- поставить галочку в пункте Формировать окончание срока по договору условием, если необходимо заполнение даты окончания срока действия договора автоматически, на основании данных по условию в договоре;

- заполнить условия в карточке документа «Договор», с помощью кнопки "Добавить" проставляем количество рабочих дней, при этом дата окончания действия договора заполниться автоматически (рис.2).

Рисунок 2. Заполнение условий в карточке Договора

Команда Записать и закрыть автоматически регистрирует данные документа в регистры учета.

Формирование документа «Условие договора»

Просмотреть список документов «Условия договора» можно в разделе «Управление обязательствами» по гиперссылке «Условия договора». Сформировать план-график платежей по документу «Договор» можно через документ «Условия договора» сформированном по меню Создать на основании, по команде Условия договора.

Рисунок 3. Создание документа «Условия договора»

Чтобы сформировать документ «Условия договора» необходимо заполнить аналитики шапки документа: организация, центр финансовой ответственности, контрагент. На вкладке «План-график» (ведение плана-графика возможно с различной периодичностью, что увеличивает функциональность ПП и корректность отражения данных в отчетах, а также помогает контролировать кассовые разрывы) используя команду Добавить заполнить данные: период плана, сумма, ставка НДС. 

При необходимости можно добавить несколько строк (условий) на вкладке «План – график» (заполняются они аналогичным образом). Заполнить вкладку «Финансирование» по команде Добавить по аналитикам с данными: статья, КОСГУ, КБК, источник поступления, КФО, сумма, подразделение, номенклатура, мероприятие, вид деятельности. После заполнения вкладки «Финансирование» необходимо записать документ используя команду Записать.

Рисунок 4. Заполнение документа «Условия договора»

На вкладке «План-график» отредактировать реквизит табличной части «Финансирование». Проставить сумму, в открывшейся форме редактирования и установить отметку в чек-боксе.

 Рисунок 5. Форма редактирования финансирования

Привязка данных план-графика и финансирования осуществляется по команде Перенести в документ. Привязку план-графика и финансирования необходимо заполнить для каждой строки план-графика. В документе «Условия договора» выполнить команду Провести и закрыть или Провести. 

 Списки документов «Договор» и «Условия договора» можно настраивать и сортировать, как по реквизитному составу, так и по цветовой гамме списка, для удобства пользователей. 

 В списке документов «Договоры», в строке с договором, созданный по договору документ «Условия договора» отображаются значком текста.

Рисунок 6. Изображение условий договора в списке договоров

В документе «Условия договора», вкладка «Документы оплаты» хранит информацию по документам созданным на основании с помощью меню Создать на основании по команде Заявка на расход денежных средств или Ожидаемое поступление денежных средств.

Рисунок 7. Вкладка «Документы оплаты» документа «Условия договора»

При необходимости ведения в программном продукте УФХД условий по договору в разрезе план-графика платежей возможно также формирование документа «Условия договора» автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы.

Пример формирования переходящих остатков по договорам»

Пример формирования переходящих остатков по договорам рассмотрим в разделе «Планирование и бюджетирование», по гиперссылке «Бюджетные документы», по модели бюджетного документа «Переходящие остатки по договорам», создав бюджетный документ по команде Создать.

Рисунок 8. Переходящие остатки по договорам

Выбрать в бюджетном документе, в реквизите «Период» данные по году следующему за текущим. Выполнить команду На 23г, по наименованию равную выбранному периоду, после чего выполнить команду Рассчитать показатели. В столбец, по договорам на следующий за текущим год, отразятся данные переходящих остатков.

Рисунок 9. Заполнение бюджетного документа «Переходящие остатки по договорам»

Функционал можно использовать как для формирования ПФХД, на следующий за текущим год, так и для анализа сумм выплат будущего периода для составления Плана закупок.

Формирование документа «Заявка на расход денежных средств» или «Ожидаемое поступление денежных средств»

Формирование документов «Заявка на расход денежных средств» (далее - ЗнРДС) и «Ожидаемое поступление денежных средств» (далее - ОПДС) осуществляется из раздела «Управление обязательствами» по одноименным гиперссылкам, или из карточки документа «Условие договора».

Рисунок 10. Список Заявок на расход денежных средств

В созданном документе необходимо заполнить шапку документа по аналитикам: организация, ЦФО, статус, контрагент, договор, состояние оплаты.
Вкладка «Реестр платежей» заполняется по команде Добавить , по аналитикам и данным: статья, КОСГУ, КБК, источник поступления, КФО, сумма, сумма НДС, подразделение, КБК.

Рисунок 10. Список Заявок на расход денежных средств

В созданном документе необходимо заполнить шапку документа по аналитикам: организация, ЦФО, статус, контрагент, договор, состояние оплаты.
Вкладка «Реестр платежей» заполняется по команде Добавить, по аналитикам и данным: статья, КОСГУ, КБК, источник поступления, КФО, сумма, сумма НДС, подразделение, КБК.

Рисунок 11. ЗнРДС вкладка Реестр платежей

Вкладка «Общая» заполняется по реквизитам: вид операции, лицевой счет, дата платежа, обоснование платежа, назначение платежа. При необходимости формирование ЗнРДС в программном продукте УФХД возможно автоматически, путем синхронизации из иной информационной Системы. Гиперссылка «Связанные документы» в документах ЗнРДС и ОПДС отражает связь с документами «Договор», «Условия договора».

Рисунок 12. Связанные документы. ЗнРДС.

Формирование отчетов

Отчет «Исполнение ПФХД»

Отчет расположен на начальной странице для удобства пользователей и открывается по гиперссылке «Исполнение ПФХД». Формируется отчет по команде Сформировать.

Рисунок 13. Отчет «Исполнение ПФХД»

Отчет позволяет анализировать исполнение ПФХД в разрезе плана закупок, обязательств, реестра платежей и факта оплаты в том числе в разрезе настраиваемых аналитик: источник поступления, статья и прочих аналитик.

Отчет «Отчет по заключенным договорам»

Отчет расположен в разделе Закупки по гиперссылке «Отчет по заключенным договорам». Формируется отчет по команде Сформировать.

Рисунок 14. Отчет по заключенным договорам

Отчет позволяет анализировать процесс согласования обязательств и реестр заключенных обязательств в разрезе настраиваемых аналитик: контрагент, договор, период плана и прочих аналитик. В ПП УФХД можно настроить бизнес-процессы согласования, позволяющие сократить время согласовательных процессов, по условиям договоров и документам реестра платежей, в том числе с оповещениями (в виде задач), оповещениями на email или SMS оповещениями.

Отчет «Контроль по показателям БДДС и исполнение по договорам»

Отчет расположен на начальной странице, для удобства пользователей, по гиперссылке «Контроль суммы условий договора/суммы БДДС». Формируется отчет по команде Сформировать.

Рисунок 15. Отчет «Контроль суммы условий договора/ суммы БДДС»

Отчет позволяет анализировать и контролировать не превышение данных по БДДС обязательствами сформированными документами «Условия договора» в разрезе план-графика платежей. В отчете сумма отклонения, где красным шрифтом отмечено превышение контроля. В контроле показатели БДДС являются лимитом для заключения обязательств. В УФХД возможно настроить оповещение или блокировку проведения документа «Условия договора» при превышении лимита. Все отчеты гибко настраиваемы под цели Заказчика (благодаря большому количеству аналитик), возможные к отображению варианта отчета на начальную страницу для удобства Пользователя. В аналитических отчетах можно отобразить данные Системы из любых регистров, по любым видам документов, а также расчетные столбцы данных, согласно описанного алгоритма расчета.