Первичные расчеты по источникам финансового обеспечения
Первичные расчеты по источникам финансового обеспечения
Преамбула
Кейс содержит описание типовых задач государственных учреждений, связанных с получением первичных данных для дальнейшего формирования на их основе проекта плана финансово-хозяйственной деятельности.
Описываемые далее процессы характерны для учреждений, осуществляющих централизованный сбор, консолидацию и обработку первичных данных по учреждениям подведомственной сети (централизованные бухгалтерии административного или отраслевого подчинения, крупные государственные учреждения (бюджетные, автономные), с распределенной территориальной структурой отделений (филиалов, представительств) и т.п.
Описание предметного кейса
Ежегодно сотрудники планово-экономических отделов головного учреждения – инициатора процесса – осуществляют подготовку (актуализацию) комплекта шаблонов первичных расчетов потребностей в расходах для их последующего заполнения экономистами подведомственных центров финансового учета (учреждений сети, структурных подразделений).
Рисунок 1 – Схема типового процесса подготовки проекта Плана ФХД
Типовая последовательность решаемых задач
Основные проблемы и риски, связанные с планированием и бюджетированием в среде табличных приложений (Excel, Calc и др.):
Цель кейса
Демонстрация возможностей и преимуществ переноса процессов планирования ФХД из среды табличных приложений на промышленную платформу 1С с максимальным сохранением привычных «табличных» интерфейсов обработки данных, включая механизмы непосредственного взаимодействия с файлами Excel (например, для массовой загрузки/ сохранения данных при взаимодействии пользователей и ПП «1С: ПФУ ГУ КОРП» в режиме офлайн).
Задачи, реализуемые в рамках кейса
Используя штатные механизмы конфигурации ПП «1С: Планово-финансовое управление государственных учреждений КОРП» необходимо организовать:
Описание решения
Для реализации поставленных задач в программе организованы последовательности бюджетных документов (шаблонов, упорядоченных по журналам) процесс создания которых по описанной далее схеме приводит к искомому результату.
При этом существенно сокращаются трудозатраты экономистов ЦБ – кураторов учреждений, т.к. фактически шаблоны создаются путем копирования документов прошлого года и не требуют существенных дополнений.
Общая схема работы на данном этапе приведена на рис.2.
Детализация шаблонов может варьироваться в зависимости от классификации КОСГУ, к которой относится данный вид расходов (КВР). Далее на конкретных примерах будут показаны различные механизмы формирования шаблонов заявок и их дальнейшего использования.
В поставку ПП «1С: ПФУ ГУ КОРП» входит файл базы данных «Общий отраслевой макет», который уже содержит набор моделей, шаблонов и иных объектов прикладной части, обеспечивающих автоматизацию процесса планирования ФХД.
Однако для лучшего понимания принципов организации и работы программного продукта, далее будут более подробно рассмотрены этапы и механизмы создания основных объектов в пользовательском режиме.
Рисунок 2 – Схема процесса формирования первичных расчетов потребностей в расходах
Создание шаблонов бюджетных документов
Шаблон представляет собой форму максимально унифицированного бюджетного документа в шапке которого установлен признак (чек-бокс) «Шаблон». При установленном флаге бюджетный документ, используемый в качестве «шаблона», приобретает ряд дополнительных свойств, таких как защита от изменений, возможность включения в журналы документов, возможность создания на его основе бюджетных документов с сохранением связей, возможность архивирования и т.п.
Общая схема типизации шаблонов и принципов наследования реквизитов представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 – Схема создания и типизации шаблонов. Принципы наследования
Как видно из приведенной выше схемы, основной каркас модели создается на уровне разработчика в зависимости от экономического смысла разрабатываемого бюджетного документа (расчета обоснования).
На базе созданной модели Экономист ЦБ (куратор учреждения) формирует шаблон бюджетного документа, адаптируя его под конкретное целевое применение.
Далее производится включение шаблона в профильный журнал бюджетных документов соответствующего раздела ПП.
Шапка шаблона содержит ряд обязательных к заполнению реквизитов:
Существует также определенный набор аналитик, которые должны включаться в шапку большинства бюджетных документов. Их основу составляют следующие бюджетные классификаторы:
Шапка бюджетного документа (шаблона) может содержать и другие аналитики, определяемые спецификой применения проектируемого расчета (обоснования).
Заполнение части реквизитов шаблона осуществляется по определенным алгоритмам, но, в большинстве случаев, значения реквизитов могут быть отредактированы на этапе (в процессе) создания.
В поле «Комментарий» шаблона обычно указывается структурированная строка, содержащая краткое, но, по возможности, наиболее полное описание типа расчета, проводимого при помощи создаваемого шаблона.
Рекомендуемый алгоритм создания комментария к шаблону (бюджетному документу):
«КОСГУ» + [Номер КОСГУ] + [ИФО] + [Описание типа учреждения]+ [Иные комментарии]
В результате применения указанного алгоритма могут быть сформированы следующие описания:
Такой подход нацелен на повышение удобства работы (выбора из списка нужного шаблона) экономистами, и другими специалистами учреждений (ЦФУ).
Журналы бюджетных документов
В поставляемом отраслевом Макете все шаблоны уже распределены по профильным журналам документов.
После создания дополнительных шаблонов специалист разработчика по заявке Заказчика включает шаблон в состав журнала бюджетных документов, который у пользователя отображается в форме списка шаблонов бюджетных документов.
Для включения в тематический журнал шаблонов, необходимо указать нужный шаблон в справочнике «Назначения бюджетных документов», см. рис.4.
Рисунок 4 – Список предопределенных журналов документов (фрагмент)
Подобные действия может выполнять и сам пользователь Системы, при наличии определенных прав доступа.
Заполнение справочника «Назначения бюджетных документов»
Все элементы справочника представляют собой наименования журналов документов, закрепленных за определенными разделами программы и являются предопределенными, т.е. они могут быть добавлены/ изменены только через конфигурацию. Обычно это делается по заявке на разработку с указанием наименования и раздела командного интерфейса, в котором должна быть помещена ссылка на данное назначение (журнал) в группе «Журналы документов», см. рис.5
Предварительное разнесение шаблонов по журналам также выполнено в Макете. Однако при необходимости пользователь с определенными правами может самостоятельно изменить состав шаблонов конкретного журнала, путем добавления новых экземпляров.
Рисунок 5 – Пример отображения журнала документов
Настройка состава журнала осуществляется в следующей последовательности:
Рисунок 6 – Пример настройки представления журнала «По шаблонам»
Удалять записи журнала не рекомендуется. Для этих целей предназначен механизм архивирования шаблонов, утративших актуальность.
Как уже было сказано, все расчеты обоснований потребностей для бюджетных и автономных учреждений размещений в соответствующих журнала группы «Журналы документов» раздела «Планирование и бюджетирование»
Далее приводится более подробное описание особенностей формирования расчетов (обоснований) по основным журналам (видам расходов и группам КОСГУ).
Журнал «Планирование ФОТ и отчислений»
В журнале «Планирование ФОТ и отчислений» размещены шаблоны, предназначенные для формирования обоснований потребностей в расходах по статьям, относящимся к КОСГУ 211, 212, 213, 266
Состав актуальных шаблонов приведен на рис.7.
Рисунок 7 – Перечень шаблонов журнала «Планирование ФОТ и отчислений»
Типовая последовательность работы с шаблонами данной группы:
Пример сформированного и заполненного бюджетного документа приведен на рис.8.
Рисунок 8 – Пример расчета обоснования (БД) для КОСГУ 213
После записи и проведения документа будут сформированы движения по всем связанным регистрам (регистрам, для которых настроены соответствующие бюджетные операции к исходном модели), см. рис.9.
Рисунок 9 – Основные регистры (приемники) данных документа
Просмотр движений осуществляется с использованием стандартной для 1С функции (команды) «Движения документа».
Журнал «Планирование прочих расходов СГЗ»
В журнале «Планирование прочих расходов СГЗ» размещены шаблоны, предназначенные для формирования обоснований потребностей в расходах по статьям, относящимся к группе статей КОСГУ 221-228 и связанным с оплатой работ, услуг, финансируемых за счет бюджета (СГЗ, СИЦ).
Состав актуальных шаблонов приведен на рис.10.
Рисунок 10 – Состав шаблонов журнала «Планирование прочих расходов СГЗ»
Основной каркас модели создается на уровне разработчика в зависимости от ИФО и КОСГУ (см. Рис.3). Далее Экономист ЦБ (куратор учреждения) на базе созданной модели формирует шаблон бюджетного документа под каждое ЦФУ в отдельности, указывая в шапке наименование ЦФУ и другие недостающие реквизиты, а также корректируя строки табличной части под индивидуальные особенности учреждения. При необходимости возможно создание нескольких шаблонов по одной модели для различных видов услуг.
Например, по модели КОСГУ 225 (СГЗ):
Процедура создания шаблонов под каждое ЦФУ фактически аналогична процедуре создания структурированного файла в формате Excel. При этом при работе в программе также есть возможность актуализации периодов планирования в используемых шаблонах либо копирования (в т.ч. и массового) ранее созданных бюджетных документов каждого ЦФУ с последующей корректировкой изменяющихся значений показателей.
Схема работы по данному виду обоснований потребности (шаблонам рассматриваемого журнала) аналогична процедуре формирования первичных обоснования по расходам на оплату труда.
Единственное существенное отличие заключается в том, что процесс формирования конечных цифр первоначальных потребностей дополнительно включает специалистов отдела закупок (контрактной службы), задействованных в части формирования показателей обоснований с учетом ограничений по НМЦК (наибольшей максимальной цене контракта).
В этой связи процесс заполнения заявок потребностей в расходах на оплату работ (услуг) включает следующие стадии:
Обобщенная схема формирования обоснований потребностей по работам (услугам) в рамках шаблонов рассматриваемого журнала приведена на рис.11.
Рисунок 11 – Схема формирования обоснований потребностей по работам (услугам)
Все остальные этапы работы по формированию первичных расчетов потребности по работам (услугам) аналогично описанному процессу в части оплаты труда.
Журнал «Планирование нефинансовых активов» (КОСГУ 310-353) по СГЗ и СИЦ
Схема работы по формированию первичных обоснований потребности в закупках ТМЦ полностью повторяет схему работы по планированию работ (услуг).
Перечень моделей (шаблонов) бюджетных документов, созданных в целях реализации расчетов-обоснований закупок нефинансовых активов в программе, приведен на рис. 12.
Рисунок 12 – Состав шаблонов журнала «Планирование НФА»
Так же как для обоснования по работам (услугам) основной каркас модели зависит от ИФО и КОСГУ. Однако, учитывая тот факт, что реестр закупаемых МПЗ у каждого ЦФУ индивидуален, предлагается создавать шаблоны на общее ЦФУ «Шаблоны» по одному на каждое сочетание кода раздела/подраздела и целевой статьи. Также предлагается не формировать строки табличных частей с перечнем закупаемых МПЗ и передать эту функцию на уровень ЦФУ.
После того, как экономисты ЦФУ по шаблонам сформируют проекты первичных обоснований закупок МПЗ, указав перечень закупок и количественные показатели закупок, документ должен быть дополнен сведениями о ценах и расчетами НМЦК.
Порядок взаимодействия с ЦФУ контрактным отделом в части расчетов НМЦК по данной группе обоснований может иметь отраслевые и/или региональные особенности, в связи с чем требует уточнения в рамках процедур адаптации (внедрения) ПП. После формирования актуального регламента для рассматриваемой части процесса, в пользовательском режиме может быть настроена дополнительная функциональность (модели утверждения), которая позволит передавать документы обоснования первичных потребностей в другие отделы на доработку.
Все остальные действия по шаблонам журнала аналогичны описанию для документов раздела «Оплата труда».
Журнал «Планирование ПДД» (доходы и расходы)
Структура и порядок формирования обоснований под первичные потребности в рамках приносящей доход деятельности отличается от СГЗ и СИЦ. Основное отличие – формирование потребностей производится одновременно с планированием доходной части, причем при планировании необходимо обеспечить их балансировку, а также увязку с соответствующими статьями (строками) Плана ФХД. В этой связи все бюджетные документы планирования в рамках ПДД имеют дополнительный атрибут – Код ПФХД (ПД).
Общая схема первичного планирования расходов в части ИФО ПДД приведены на следующей схеме (см. рис. 13):
Рисунок 13 – Общая схема планирования доходов и расходов по ИФО ПДД
Для планирования доходной части бюджета по ПДД в программе созданы следующие модели (шаблоны) бюджетных документов (см. рис.14):
Рисунок 14 – Состав шаблонов журнала «Планирование ПДД: доходы и расходы»
После формирования доходной составляющей ПДД в пределах заявленных сумм доходов, заполняются бюджетные документы для формирования первичных расчетов по расходам в рамках ПДД. Расходы по ПДД формируются по упрощенной схеме минуя стадию расчета и утверждения НМКЦ.
В остальном технология работы в программе с расчетами под первичные потребности по ПДД такая же, как и по описанным выше источникам (СГЗ и СИЦ).
Журнал «Планирование доходной части ПФХД
Учитывая, что процесс планирования доходов по источникам финансового обеспечения СГЗ и СИЦ базируется на основе сумм ранее рассчитанных расходов, а также не имеет детализации по статьям, в программе созданы соответствующие модели (шаблоны) бюджетных документов, которые размещены в журнале «Планирование доходной части» (см. рис.15).
Рисунок 15 – Пример формирования доходной части ПФХД учреждения
С использованием указанных шаблонов суммы доходов по СГЗ и СИЦ с детализацией до ЦС заполняются автоматически на основании предварительно сформированного проекта ПФХД по расходам, с возможностью. ручной корректировки (при необходимости).
Доходы ПДД также автоматически формируются на основании данных расчетов обоснований по доходам (см. рис. 14).
Журнал «Расчеты (обоснования) к ПФХД»
После того, как все рабочие обоснования доходной и расходной части заполнены и утверждены руководителями ЦФУ, дальнейший ход процесса формирования Проекта ПФХД предусматривает создание унифицированных форм расчетов (обоснований) в соответствии с действующими регламентами и нормативными актами.
Для осуществления данной операции в программе предусмотрен механизм создания отдельных документов для оперативного сбора и контроля данных, введенных первичными расчетами, в структуру типовых форм (см. рис.16)
После записи (проведения) документов, созданных на основании перечисленных шаблонов, появляется возможность формирования и печати унифицированных форм расчетов-обоснований (регламентированных отчетов)
Рисунок 16 – Состав типовых форм расчетов (обоснований) к ПФХД
Более подробно процессы формирования расчетов (обоснований) по расходам к Плану ФХД, а также порядок формирования регламентированной отчетности будет рассмотрены в соответствующих кейсах.
Назад в раздел
Кейс содержит описание типовых задач государственных учреждений, связанных с получением первичных данных для дальнейшего формирования на их основе проекта плана финансово-хозяйственной деятельности.
Описываемые далее процессы характерны для учреждений, осуществляющих централизованный сбор, консолидацию и обработку первичных данных по учреждениям подведомственной сети (централизованные бухгалтерии административного или отраслевого подчинения, крупные государственные учреждения (бюджетные, автономные), с распределенной территориальной структурой отделений (филиалов, представительств) и т.п.
Описание предметного кейса
Ежегодно сотрудники планово-экономических отделов головного учреждения – инициатора процесса – осуществляют подготовку (актуализацию) комплекта шаблонов первичных расчетов потребностей в расходах для их последующего заполнения экономистами подведомственных центров финансового учета (учреждений сети, структурных подразделений).
Рисунок 1 – Схема типового процесса подготовки проекта Плана ФХД
Типовая последовательность решаемых задач
- инициатор процесса (ЦБ, головное учреждение) создает т.н. «мастер-таблицу» – файл (книгу) Excel – на каждом листе (вкладке) которой размещается шаблон формализованной заявки на первичное обоснование потребностей по каждому виду расхода (КВР, КОСГУ) и источнику финансового обеспечения (ИФО);
- базовый шаблон адаптируется к нуждам конечных пользователей, с учетом отраслевой принадлежности и типологии соответствующих учреждений;
- посредством электронной почты файлы (комплекты шаблонов) рассылаются всем участникам процесса (учреждениям, ЦФУ);
- каждый бизнес-пользователь (экономист учреждения) заполняет полученные таблицы своими данными: натуральные показатели по каждой потребности, цены, полученные в результате мониторинга (обычно начальная максимальная цена контракта – НМКЦ – определяется при участии отдела закупок) и т.п.;
- после того как все данных внесены в рабочие таблицы, пользователи должны отправить их обратно на проверку инициатору (куратор от головного учреждения/ центра консолидации);
- инициатор, собрав все исходные файлы рабочих таблиц должен вручную проверить все полученные таблицы на предмет ошибок, опечаток, корректности формул, ссылок, пропусков данных и т.п.;
- после получения, проверки всей необходимой информации и исправления выявленных ошибок, на основании данных таблиц первичных расчетов, формируются расчеты (обоснования) по типовым формам в соответствии с актуальным регламентирующим документом (нормативно-правовым актом); применительно к планированию финансово-хозяйственной деятельности государственных (бюджетных, автономных) учреждений, таким документом с 01.01.2020 г. является Приказ Минфина от 31.08.2018 №186н либо Приказ Минфина России от 17.08.2020 N 168н для федеральных бюджетных и автономных учреждений;
- сформированные расчеты (обоснования) распечатываются на бумажных носителях, подписываются ответственными лицами учреждений и передаются в ПЭО центра консолидации (ЦБ, головного учреждения) для дальнейшего формирования консолидированных форм Плана ФХД; при наличии СЭД, процедура согласования может происходить в безбумажном варианте;
- консолидированные данные сводной таблицы в дальнейшем могут использоваться для формирования отчетов, графиков и/или презентаций для представления, например, совету директоров и/или учредителям;
- далее либо начинается очередная итерация планирования, либо бюджет (проект Плана ФХД) переходит в стадию контроля и исполнения.
Основные проблемы и риски, связанные с планированием и бюджетированием в среде табличных приложений (Excel, Calc и др.):
- ручная обработка большого количества «тяжелых» файлов;
- высокая вероятность расхождения между данными ЦФУ (учреждениями) и центра консолидации (ЦК, ЦБ);
- высокие риски сбоя информационной безопасности (хранение данных, раздельный доступ);
- сложность хранения и сравнительного анализа различных версий (данных);
- затруднена одновременная работа (одновременный доступ) нескольких пользователям к одним и тем же таблицам для изменения данных.
Цель кейса
Демонстрация возможностей и преимуществ переноса процессов планирования ФХД из среды табличных приложений на промышленную платформу 1С с максимальным сохранением привычных «табличных» интерфейсов обработки данных, включая механизмы непосредственного взаимодействия с файлами Excel (например, для массовой загрузки/ сохранения данных при взаимодействии пользователей и ПП «1С: ПФУ ГУ КОРП» в режиме офлайн).
Задачи, реализуемые в рамках кейса
Используя штатные механизмы конфигурации ПП «1С: Планово-финансовое управление государственных учреждений КОРП» необходимо организовать:
- процесс создания шаблонов по каждому виду планируемых расходов (доходов), с учетом заданной аналитики табличных частей документов на всех листах исходной «мастер-таблицы» (файла Excel);
- процесс заполнения расчетов потребностей по шаблонам экономистами учреждений и отражения результатов первичных обоснований в регистрах программы для дальнейшей консолидации и формирования сводных бюджетов различных уровней;
- процесс первичных расчетов доходной части бюджетов по источникам финансового обеспечения;
Описание решения
Для реализации поставленных задач в программе организованы последовательности бюджетных документов (шаблонов, упорядоченных по журналам) процесс создания которых по описанной далее схеме приводит к искомому результату.
При этом существенно сокращаются трудозатраты экономистов ЦБ – кураторов учреждений, т.к. фактически шаблоны создаются путем копирования документов прошлого года и не требуют существенных дополнений.
Общая схема работы на данном этапе приведена на рис.2.
Детализация шаблонов может варьироваться в зависимости от классификации КОСГУ, к которой относится данный вид расходов (КВР). Далее на конкретных примерах будут показаны различные механизмы формирования шаблонов заявок и их дальнейшего использования.
В поставку ПП «1С: ПФУ ГУ КОРП» входит файл базы данных «Общий отраслевой макет», который уже содержит набор моделей, шаблонов и иных объектов прикладной части, обеспечивающих автоматизацию процесса планирования ФХД.
Однако для лучшего понимания принципов организации и работы программного продукта, далее будут более подробно рассмотрены этапы и механизмы создания основных объектов в пользовательском режиме.
Рисунок 2 – Схема процесса формирования первичных расчетов потребностей в расходах
Создание шаблонов бюджетных документов
Шаблон представляет собой форму максимально унифицированного бюджетного документа в шапке которого установлен признак (чек-бокс) «Шаблон». При установленном флаге бюджетный документ, используемый в качестве «шаблона», приобретает ряд дополнительных свойств, таких как защита от изменений, возможность включения в журналы документов, возможность создания на его основе бюджетных документов с сохранением связей, возможность архивирования и т.п.
Общая схема типизации шаблонов и принципов наследования реквизитов представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 – Схема создания и типизации шаблонов. Принципы наследования
Как видно из приведенной выше схемы, основной каркас модели создается на уровне разработчика в зависимости от экономического смысла разрабатываемого бюджетного документа (расчета обоснования).
На базе созданной модели Экономист ЦБ (куратор учреждения) формирует шаблон бюджетного документа, адаптируя его под конкретное целевое применение.
Далее производится включение шаблона в профильный журнал бюджетных документов соответствующего раздела ПП.
Шапка шаблона содержит ряд обязательных к заполнению реквизитов:
- Период (период планирования, например, «2023»);
- Организация - владелец информационной базы;
- Сценарий (например, «Бюджет под первоначальные потребности»);
- Признак (переключатель) «План/Факт»;
- Статус (например, «Новый»);
- Учреждение (Наименование учреждения, ЦФУ);
- Бюджетный периоды (например, «2023-2025»).
Существует также определенный набор аналитик, которые должны включаться в шапку большинства бюджетных документов. Их основу составляют следующие бюджетные классификаторы:
- ИФО (Источник финансового обеспечения);
- Код раздела/подраздела;
- Целевая статья (расходов;
- Код вида расходов (КВР) или дохода (КВД).
Шапка бюджетного документа (шаблона) может содержать и другие аналитики, определяемые спецификой применения проектируемого расчета (обоснования).
Заполнение части реквизитов шаблона осуществляется по определенным алгоритмам, но, в большинстве случаев, значения реквизитов могут быть отредактированы на этапе (в процессе) создания.
В поле «Комментарий» шаблона обычно указывается структурированная строка, содержащая краткое, но, по возможности, наиболее полное описание типа расчета, проводимого при помощи создаваемого шаблона.
Рекомендуемый алгоритм создания комментария к шаблону (бюджетному документу):
«КОСГУ» + [Номер КОСГУ] + [ИФО] + [Описание типа учреждения]+ [Иные комментарии]
В результате применения указанного алгоритма могут быть сформированы следующие описания:
- «КОСГУ 211+266 (3-х дн. б.л.) (СГЗ) ДОУ Расходы на ФОТ»
- «КОСГУ 266 (СГЗ) ДОУ Пособие на ребёнка до 3-х лет»
Такой подход нацелен на повышение удобства работы (выбора из списка нужного шаблона) экономистами, и другими специалистами учреждений (ЦФУ).
Журналы бюджетных документов
В поставляемом отраслевом Макете все шаблоны уже распределены по профильным журналам документов.
После создания дополнительных шаблонов специалист разработчика по заявке Заказчика включает шаблон в состав журнала бюджетных документов, который у пользователя отображается в форме списка шаблонов бюджетных документов.
Для включения в тематический журнал шаблонов, необходимо указать нужный шаблон в справочнике «Назначения бюджетных документов», см. рис.4.
Рисунок 4 – Список предопределенных журналов документов (фрагмент)
Подобные действия может выполнять и сам пользователь Системы, при наличии определенных прав доступа.
Заполнение справочника «Назначения бюджетных документов»
Все элементы справочника представляют собой наименования журналов документов, закрепленных за определенными разделами программы и являются предопределенными, т.е. они могут быть добавлены/ изменены только через конфигурацию. Обычно это делается по заявке на разработку с указанием наименования и раздела командного интерфейса, в котором должна быть помещена ссылка на данное назначение (журнал) в группе «Журналы документов», см. рис.5
Предварительное разнесение шаблонов по журналам также выполнено в Макете. Однако при необходимости пользователь с определенными правами может самостоятельно изменить состав шаблонов конкретного журнала, путем добавления новых экземпляров.
Рисунок 5 – Пример отображения журнала документов
Настройка состава журнала осуществляется в следующей последовательности:
- сначала выбирается способ наполнения журнала – «По шаблонам» или «По моделям»; от сделанного выбора зависит форма экранного представления, с использованием которого будет открываться выбранный журнал;
- при указании значения «По моделям», табличная часть настройки будет заполняться моделями бюджетного документа, а журнал будет открываться в форме группировки по моделям бюджетных документов;
- при выборе значения «По шаблонам» (основной вариант использования), тип значения в табличной части формы заполнения справочника «Назначения бюджетных документов» изменится на «Бюджетный документ», причем для выбора будут доступны только бюджетные документы с установленным флагом «Шаблон» (Шаблоны бюджетных документов»); при открытии журнала документов такого типа откроется экранное представление, см. рис. 6.
Рисунок 6 – Пример настройки представления журнала «По шаблонам»
Удалять записи журнала не рекомендуется. Для этих целей предназначен механизм архивирования шаблонов, утративших актуальность.
Как уже было сказано, все расчеты обоснований потребностей для бюджетных и автономных учреждений размещений в соответствующих журнала группы «Журналы документов» раздела «Планирование и бюджетирование»
Далее приводится более подробное описание особенностей формирования расчетов (обоснований) по основным журналам (видам расходов и группам КОСГУ).
Журнал «Планирование ФОТ и отчислений»
В журнале «Планирование ФОТ и отчислений» размещены шаблоны, предназначенные для формирования обоснований потребностей в расходах по статьям, относящимся к КОСГУ 211, 212, 213, 266
Состав актуальных шаблонов приведен на рис.7.
Рисунок 7 – Перечень шаблонов журнала «Планирование ФОТ и отчислений»
Типовая последовательность работы с шаблонами данной группы:
- (1) выбрать подходящий шаблон из списка верхней панели журнал документов (панель шаблонов);
- (2) нажать кнопку «Создать» на командной панели нижней панели (панель документов);
- (3) заполнить (изменить) реквизиты шапки документа для целевого учреждения;
- (4) заполнить (изменить) состав аналитик табличной части;
- (5) заполнить значения показателей табличной части; заполнение возможно только в колонки (ячейки), не имеющие цветовой заливки;
- (6) записать и провести созданный документ;
Пример сформированного и заполненного бюджетного документа приведен на рис.8.
Рисунок 8 – Пример расчета обоснования (БД) для КОСГУ 213
После записи и проведения документа будут сформированы движения по всем связанным регистрам (регистрам, для которых настроены соответствующие бюджетные операции к исходном модели), см. рис.9.
Рисунок 9 – Основные регистры (приемники) данных документа
Просмотр движений осуществляется с использованием стандартной для 1С функции (команды) «Движения документа».
Журнал «Планирование прочих расходов СГЗ»
В журнале «Планирование прочих расходов СГЗ» размещены шаблоны, предназначенные для формирования обоснований потребностей в расходах по статьям, относящимся к группе статей КОСГУ 221-228 и связанным с оплатой работ, услуг, финансируемых за счет бюджета (СГЗ, СИЦ).
Состав актуальных шаблонов приведен на рис.10.
Рисунок 10 – Состав шаблонов журнала «Планирование прочих расходов СГЗ»
Основной каркас модели создается на уровне разработчика в зависимости от ИФО и КОСГУ (см. Рис.3). Далее Экономист ЦБ (куратор учреждения) на базе созданной модели формирует шаблон бюджетного документа под каждое ЦФУ в отдельности, указывая в шапке наименование ЦФУ и другие недостающие реквизиты, а также корректируя строки табличной части под индивидуальные особенности учреждения. При необходимости возможно создание нескольких шаблонов по одной модели для различных видов услуг.
Например, по модели КОСГУ 225 (СГЗ):
- КОСГУ 225 (СГЗ) Оказание услуг по сбору и транспортировке отходов
- КОСГУ 225 (СГЗ) Оказание услуг по дератизации и дезинсекции
- КОСГУ 225 (СГЗ) Выполнение электроизмерительных работ и т.д.
Процедура создания шаблонов под каждое ЦФУ фактически аналогична процедуре создания структурированного файла в формате Excel. При этом при работе в программе также есть возможность актуализации периодов планирования в используемых шаблонах либо копирования (в т.ч. и массового) ранее созданных бюджетных документов каждого ЦФУ с последующей корректировкой изменяющихся значений показателей.
Схема работы по данному виду обоснований потребности (шаблонам рассматриваемого журнала) аналогична процедуре формирования первичных обоснования по расходам на оплату труда.
Единственное существенное отличие заключается в том, что процесс формирования конечных цифр первоначальных потребностей дополнительно включает специалистов отдела закупок (контрактной службы), задействованных в части формирования показателей обоснований с учетом ограничений по НМЦК (наибольшей максимальной цене контракта).
В этой связи процесс заполнения заявок потребностей в расходах на оплату работ (услуг) включает следующие стадии:
- Заполнение учреждением потребности в закупках в натуральных показателях
- Заполнение сотрудниками отдела закупок сведений о ценах на товарные позиции и расчет НМЦК.
Обобщенная схема формирования обоснований потребностей по работам (услугам) в рамках шаблонов рассматриваемого журнала приведена на рис.11.
Рисунок 11 – Схема формирования обоснований потребностей по работам (услугам)
Все остальные этапы работы по формированию первичных расчетов потребности по работам (услугам) аналогично описанному процессу в части оплаты труда.
Журнал «Планирование нефинансовых активов» (КОСГУ 310-353) по СГЗ и СИЦ
Схема работы по формированию первичных обоснований потребности в закупках ТМЦ полностью повторяет схему работы по планированию работ (услуг).
Перечень моделей (шаблонов) бюджетных документов, созданных в целях реализации расчетов-обоснований закупок нефинансовых активов в программе, приведен на рис. 12.
Рисунок 12 – Состав шаблонов журнала «Планирование НФА»
Так же как для обоснования по работам (услугам) основной каркас модели зависит от ИФО и КОСГУ. Однако, учитывая тот факт, что реестр закупаемых МПЗ у каждого ЦФУ индивидуален, предлагается создавать шаблоны на общее ЦФУ «Шаблоны» по одному на каждое сочетание кода раздела/подраздела и целевой статьи. Также предлагается не формировать строки табличных частей с перечнем закупаемых МПЗ и передать эту функцию на уровень ЦФУ.
После того, как экономисты ЦФУ по шаблонам сформируют проекты первичных обоснований закупок МПЗ, указав перечень закупок и количественные показатели закупок, документ должен быть дополнен сведениями о ценах и расчетами НМЦК.
Порядок взаимодействия с ЦФУ контрактным отделом в части расчетов НМЦК по данной группе обоснований может иметь отраслевые и/или региональные особенности, в связи с чем требует уточнения в рамках процедур адаптации (внедрения) ПП. После формирования актуального регламента для рассматриваемой части процесса, в пользовательском режиме может быть настроена дополнительная функциональность (модели утверждения), которая позволит передавать документы обоснования первичных потребностей в другие отделы на доработку.
Все остальные действия по шаблонам журнала аналогичны описанию для документов раздела «Оплата труда».
Журнал «Планирование ПДД» (доходы и расходы)
Структура и порядок формирования обоснований под первичные потребности в рамках приносящей доход деятельности отличается от СГЗ и СИЦ. Основное отличие – формирование потребностей производится одновременно с планированием доходной части, причем при планировании необходимо обеспечить их балансировку, а также увязку с соответствующими статьями (строками) Плана ФХД. В этой связи все бюджетные документы планирования в рамках ПДД имеют дополнительный атрибут – Код ПФХД (ПД).
Общая схема первичного планирования расходов в части ИФО ПДД приведены на следующей схеме (см. рис. 13):
Рисунок 13 – Общая схема планирования доходов и расходов по ИФО ПДД
Для планирования доходной части бюджета по ПДД в программе созданы следующие модели (шаблоны) бюджетных документов (см. рис.14):
Рисунок 14 – Состав шаблонов журнала «Планирование ПДД: доходы и расходы»
После формирования доходной составляющей ПДД в пределах заявленных сумм доходов, заполняются бюджетные документы для формирования первичных расчетов по расходам в рамках ПДД. Расходы по ПДД формируются по упрощенной схеме минуя стадию расчета и утверждения НМКЦ.
В остальном технология работы в программе с расчетами под первичные потребности по ПДД такая же, как и по описанным выше источникам (СГЗ и СИЦ).
Журнал «Планирование доходной части ПФХД
Учитывая, что процесс планирования доходов по источникам финансового обеспечения СГЗ и СИЦ базируется на основе сумм ранее рассчитанных расходов, а также не имеет детализации по статьям, в программе созданы соответствующие модели (шаблоны) бюджетных документов, которые размещены в журнале «Планирование доходной части» (см. рис.15).
Рисунок 15 – Пример формирования доходной части ПФХД учреждения
С использованием указанных шаблонов суммы доходов по СГЗ и СИЦ с детализацией до ЦС заполняются автоматически на основании предварительно сформированного проекта ПФХД по расходам, с возможностью. ручной корректировки (при необходимости).
Доходы ПДД также автоматически формируются на основании данных расчетов обоснований по доходам (см. рис. 14).
Журнал «Расчеты (обоснования) к ПФХД»
После того, как все рабочие обоснования доходной и расходной части заполнены и утверждены руководителями ЦФУ, дальнейший ход процесса формирования Проекта ПФХД предусматривает создание унифицированных форм расчетов (обоснований) в соответствии с действующими регламентами и нормативными актами.
Для осуществления данной операции в программе предусмотрен механизм создания отдельных документов для оперативного сбора и контроля данных, введенных первичными расчетами, в структуру типовых форм (см. рис.16)
После записи (проведения) документов, созданных на основании перечисленных шаблонов, появляется возможность формирования и печати унифицированных форм расчетов-обоснований (регламентированных отчетов)
Рисунок 16 – Состав типовых форм расчетов (обоснований) к ПФХД
Более подробно процессы формирования расчетов (обоснований) по расходам к Плану ФХД, а также порядок формирования регламентированной отчетности будет рассмотрены в соответствующих кейсах.